Ký nháy là chữ ký giúp kiểm tra độ chính xác, thể thức và thủ tục của văn bản. Để hiểu rõ ký nháy là gì, cách dùng và trách nhiệm của người ký, bạn hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây của certifichecks.com nhé.

Ký nháy hay ký tắt chính là chữ ký của người có trách nhiệm nhằm xác định văn bản về độ chính xác của nội dung, cách thức trình bày, thủ tục ban hành… trước khi trình người ký chính thức.

Theo đó chữ ký nháy sẽ xuất hiện ở cuối dòng văn bản, cuối đoạn văn bản hoặc nằm ở cuối cùng của văn bản, cuối mỗi trang văn bản. Đối với văn bản hành chính, ký nháy còn nằm bên cạnh chữ “nơi nhận” thuộc phần tên của đơn vị nhận văn bản.

Người ký nháy không cần ký đầy đủ chữ ký của mình như ký chính thức mà chỉ cần viết tắt chữ ký tại một số vị trí cần ký nháy.

Ký nháy được áp dụng khi người kiểm tra, người soạn thảo văn bản đã thẩm định về nội dung, hình thức của văn bản hoặc người đọc xác nhận việc mình đọc hết nội dung của văn bản tại trang mình ký nháy.

Người ký nháy không phải chịu trách nhiệm nội dung văn bản mà mình ký nháy nếu không phải là người có thẩm quyền ký chính thức. Người ký chính thức sẽ chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật với văn bản do mình ký ban hành. Thế nhưng, nếu người kiểm tra, rà soát và soạn thảo văn bản không đúng với quy định, gây ra thiệt hại thì có thể bị xử lý nội bộ theo quy định của cơ quan đó.

Chữ ký nháy được chia thành nhiều loại khác nhau tùy theo tính chất, vai trò của ký nháy. Cách dùng từng loại ký nháy là gì, như thế nào?

Chữ ký nháy dưới từng trang văn bản giúp xác định tính liền mạch của văn bản. Người ký nháy sẽ ký tại tất cả văn bản do mình soạn thảo hoặc kiểm tra, rà soát nội dung.

Loại ký nháy này có công dụng như đóng dấu giáp lai. Việc ký nháy dưới từng trang văn bản thể hiện tính liền mạch của văn bản.

Người soạn thảo văn bản, hoặc người rà soát có thể tránh việc bị kẻ xấu thêm hoặc bớt nội dung trong các trang văn bản.

Đây là ký nháy của người soạn thảo văn bản. Đồng thời, người soạn thảo văn bản cũng phải chịu mọi trách nhiệm đối với nội dung đã soạn thảo.

Chữ ký nháy này là chữ ký của người có trách nhiệm soát lỗi chính tả, kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người ký chính thức.

Theo quy định, mỗi chủ thể khi ký bất kỳ văn bản nào cũng phải chịu mọi trách nhiệm về chữ ký của mình và người ký nháy cũng không ngoại lệ. Đơn vị soạn thảo văn bản thì người đứng đầu sẽ thực hiện ký nháy, người soạn thảo văn bản hay người được giao nhiệm vụ kiểm tra sẽ chịu trách nhiệm về tính chính xác nội dung của văn bản trước khi trình người ký chính thức.

Người kiểm tra lần cuối sẽ chịu trách nhiệm về sự chính xác của nội dung văn bản, hình thức trình bày, lỗi chính tả của văn bản ký nháy để thiện hiện rằng văn bản đó được kiểm tra trước khi trình người có thẩm quyền ký chính thức, tạo sự yên tâm cho người ký chính.

Như đã chia sẻ khi giải thích ký nháy là gì? Chữ ký nháy nhằm xác định đã có người kiểm tra văn bản để tránh việc phải sửa đi sửa lại nhiều lần hay thay đổi nội dung. Người ký nháy không chịu trách nhiệm về nội dung văn bản, người ký chính sẽ là người chịu trách nhiệm; người ký nháy sẽ chịu trách nhiệm về việc kiểm tra văn bản. Tuy nhiên, nếu người ký nháy kiểm tra sơ sài gây ra hậu quả nghiêm trọng thì vẫn bị xử lý theo pháp luật. Điều này sẽ phụ thuộc vào mức độ vi phạm mà có hình thức xử lý khác nhau.
Do đó, người thực hiện ký nháy cần phải làm đúng quy trình thủ tục để tránh xảy ra hậu quả đáng tiếc. Bởi vì người thực hiện ký nháy cũng phải chịu trách nhiệm về chữ ký của chính mình.

Tuy nhiên, hiện nay pháp luật cũng chưa có quy định cụ thể nào về trường hợp nào được ký nháy. Bên cạnh đó, nếu người đứng đầu cơ quan, đơn vị giao nhiệm vụ cho cá nhân ký nháy thì phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về văn bản mình kiểm tra, rà soát. Việc ký nháy bên cạnh mang đến sự an tâm thì cũng  làm mất tính thẩm mỹ của văn bản.

Chữ ký chính thức được thực hiện sau khi người ký nháy đã thức hiện. Đây là chữ ký xuất hiện ở cuối văn bản, bên dòng ghi chức danh của người ký chính thức.

Tóm lại, ký nháy sẽ được ký trước chữ ký chính thức, có tác dụng là kiểm tra nội dung, xác nhận đã đọc nội dung văn bản trước khi trình người có thẩm quyền ký chính thức. Chữ ký nháy không có giá trị về pháp lý, trong khi đó người ký chính thức phải chịu mọi trách nhiệm pháp lý về chữ ký của mình.

Chữ ký nháy không cần phải ký đầy đủ như chữ ký thông thường; còn chữ ký chính thức cần phải ghi đầy đủ, có thể đóng dấu hoặc không.

Trên đây là những nội dung giúp bạn hiểu rõ ký nháy là gì và trách nhiệm của người thực hiện ký nháy. Hãy tiếp tục theo dõi bài viết tiếp theo của chúng tôi để có thêm thông tin mới nhất về pháp lý nhé.